نکات مهم مکالمه صحیح

حتی اگر منظورتان از آن چیزی نیست، قطع حرف دیگران می تواند آنها را تحریک کند و شما را خودخواه یا بی احترام جلوه دهد. اگر عادت دارید که هنگام صحبت کردن مردم را قطع کنید، بر گوش دادن آگاهانه و تلاش آگاهانه برای صحبت نکردن خارج از نوبت تمرکز کنید. شما همچنین می توانید در صورت نیاز به یادآوری های گاه و بیگاه از دوستان یا همکاران خود کمک بگیرید. وقتی آماده صحبت هستید، به دنبال لحظه مناسب باشید و برای فکر کردن در مورد آنچه می خواهید بگویید وقت بگذارید.

قسمت 1

تبدیل شدن به یک شنونده بهتر

1 در مورد اینکه چه زمانی و چرا حرف دیگران را قطع می کنید فکر کنید. چند لحظه وقت بگذارید و به موقعیت هایی فکر کنید که در آنها بیشتر صحبت را قطع می کنید. آیا زمانی که شما با افراد خاصی صحبت می کنید یا در انواع خاصی از مکالمات صحبت می کنید؟ وقتی حرفتان را قطع می‌کنید معمولاً به چه چیزی فکر می‌کنید، احساس می‌کنید یا سعی می‌کنید به آن برسید؟ این عوامل را قبل از ورود به یک مکالمه در نظر داشته باشید تا بتوانید آماده باشید که میل خود را برای قطع کردن صحبت کنترل کنید.

• به عنوان مثال، ممکن است هنگام بحث و جدل با طرف مقابلتان، صحبت را قطع کنید، زیرا احساس تدافعی می‌کنید و می‌خواهید کنترل گفتگو را در دست بگیرید.
• در محیطی مانند یک جلسه کاری، ممکن است صحبت را قطع کنید زیرا مشتاق هستید که ایده های خود را فوراً به گوش دیگران برسانید.
• به خودتان بگویید: «می‌دانم که تمایل زیادی به صحبت با دوستانم دارم، زیرا هیجان‌زده می‌شوم و می‌خواهم با شوخی‌کردن و کوتاه کردن داستان‌های خنده‌دار، سرگرمی را ادامه دهم. دفعه بعد، فقط روی گوش دادن تمرکز می کنم و منتظر می مانم تا زمان مناسب برای صحبت کردن فرا برسد.»

2 آگاهانه تصمیم بگیرید که ساکت بمانید. اگر عادت دارید حرف دیگران را قطع کنید، ممکن است قبل از اینکه متوجه شوید دارید آن کار را انجام می‌دهید، متوجه شوید که چیزی را قطع می‌کنید یا به زبان می‌آورید. قبل از شروع مکالمه، به خود بگویید: “من ساکت خواهم بود تا زمانی که صحبت آنها تمام شود.” ^[3] همچنین می توانید از نظر فیزیکی به خود یادآوری کنید:

• به آرامی زبان خود را گاز بگیرید تا زمانی که آماده صحبت شوید
• هنگام گوش دادن انگشت خود را روی لب های خود قرار دهید
• هر زمان که می خواهید صحبت کنید، 3 نفس عمیق بکشید

3 گوش دادن آگاهانه به آنچه که فرد دیگری می گوید. در حالی که طرف مقابل در حال صحبت است، تمام توجه خود را بر آنچه که او می گوید متمرکز کنید. اگر کل مکالمه را صرف برنامه ریزی برای آنچه می خواهید بگویید و به دنبال افتتاحیه هستید، واقعاً آنچه را که می خواهند به شما بگویند جذب نخواهید کرد.

• گوش دادن چیزی فراتر از شنیدن است. روی حرف های طرف مقابل تمرکز کنید و به آنچه می خواهد بیان کند فکر کنید. آنها را در حین صحبت تماشا کنید تا زبان بدن و سایر نشانه های غیرکلامی آنها را متوجه شوید.

4 با تماس چشمی و زبان بدن نشان دهید که در حال گوش دادن هستید. ممکن است وسوسه شوید که با قطع کردن «وقفه‌های مشارکتی»، مانند تمام کردن جملات طرف مقابل یا ارائه جملات تاکیدی، نشان دهید که دارید گوش می‌دهید (به عنوان مثال، «اوه، بله، کاملا متوجه می‌شوم که شما چه می‌گویید!»). در عوض، با حفظ تماس چشمی و استفاده از نشانه‌های بی‌صدا مانند تکان دادن سر یا تکان دادن سر، نشان دهید که درگیر هستید. به این ترتیب، جریان گفتار آنها را مختل نخواهید کرد.

• استفاده از برخی نشانه های شنیداری کلامی اشکالی ندارد، اما آنها را کوتاه نگه دارید. به عنوان مثال، می‌توانید بگویید «مممم»، «آره» یا «درست».

5 اگر به طور تصادفی صحبت را قطع کردید سریع عذرخواهی کنید. اگر متوجه شدید که علیرغم تلاش‌هایتان در حال قطع کردن صحبت‌هایتان هستید، خودتان را به خاطر این موضوع مورد مواخذه قرار ندهید. به محض اینکه متوجه شدید که حرفتان را قطع کرده اید، چیزی شبیه این بگویید: «اوه، متاسفم. لطفا ادامه بده.”

• بیش از یک بار عذرخواهی نکنید یا معامله ای بزرگتر از آنچه قبلا داشته اید انجام ندهید. شخصی که با او صحبت می کنید احتمالاً متوجه خواهد شد و از اینکه تلاش می کنید بهتر گوش کنید، قدردانی می کند.

6 در صورت نیاز از دیگران برای یادآوری بخواهید. اگر ترک عادت وقفه برای شما یک مبارزه واقعی است، از کمک گرفتن از یک دوست، عزیز یا همکار نترسید. چیزی شبیه این بگویید: «هی، می‌دانم که خیلی حرفم را قطع می‌کنم، و سعی می‌کنم این کار را متوقف کنم. اگر حرف من را قطع کردید، لطفاً چیزی بگویید؟»

• اگر از کسی که با او صحبت می کنید کمک می گیرید، مانند یک شریک یا دوست، می توانید از او بخواهید که از یک نشانه کلامی استفاده کند. به عنوان مثال، ممکن است بگویند: «ببخشید، من تمام نشدم» یا «هی، دوباره حرفم را قطع می‌کنی!»
• برای موقعیتی مانند یک جلسه کاری، ممکن است از یکی از همکارانتان بخواهید سیگنال محتاطانه تری به شما بدهد، مانند تکان دادن سر یا ضربه زدن به لب هایشان برای یادآوری ساکت بودن.

قسمت 2

انتخاب زمان صحبت کردن

1 یادداشت بردارید تا فراموش نکنید چه بگویید. اگر در طول مکالمه باید چیزی را بگویید یا بپرسید، آن را یادداشت کنید، به جای اینکه آن را واضح بیان کنید. این به شما کمک می کند تا آنچه را که می خواهید بگویید بدون وقفه در جریان گفتگو پیگیری کنید.

• در جلسات مهم یک دفترچه یادداشت همراه داشته باشید تا بتوانید سوالات و نظرات را یادداشت کنید.
• اگر به جای قلم و کاغذ از گوشی هوشمند یا تبلت استفاده می کنید، ممکن است بگویید: «من فقط چند یادداشت در اینجا می نویسم». به این ترتیب، طرف مقابل در حین صحبت کردن، فکر نخواهد کرد که در حال ارسال پیامک یا بازی در دستگاه خود هستید.

2 به دنبال نشانه های کلامی و غیرکلامی باشید که نوبت شماست. تصور نکنید که صحبت کردن طرف مقابل فقط به این دلیل است که یک جمله را تمام کرده یا یک لحظه صحبتش را متوقف کرده است. آنها ممکن است برای نفس کشیدن مکث کنند یا فکر بعدی خود را فرموله کنند. درعوض، به دنبال نشانه هایی مانند چرخش آن ها برای نگاه کردن به شما یا گفتن چیزی مانند «نظر شما چیست؟» باشید.

• اگر صحبت نکردند و مطمئن نیستید که کارشان تمام شده است، قبل از صحبت کردن، 10 ثانیه صبر کنید. اگر چیزی نگفتند یا از شما خواستند که زنگ بزنید، ادامه دهید و صحبت کنید.

3 بپرسید آیا می توانید در هنگام شک صحبت کنید. اگر هنوز مطمئن نیستید که آیا زنگ زدن برای شما مناسب است یا خیر، مودبانه از طرف مقابل بپرسید. می‌توانید چیزی شبیه به این بگویید: «اشکالی نمی‌دهی اگر چیزی بگویم؟» یا “میتونم یه سوال بپرسم؟” حتی ممکن است بگویید، “آیا کارتان تمام شد یا می‌خواهید چیز دیگری اضافه کنید؟”

• با لحنی دوستانه و مودبانه صحبت کنید تا زورگو یا بی حوصله به نظر نرسید.
• اگر در یک محیط گروهی هستید، مانند یک جلسه کاری یا کلاس درس، می توانید از یک علامت غیرکلامی نیز استفاده کنید که می خواهید صحبت کنید، از مواردی مانند بالا بردن دست استفاده کنید.

4 یک لحظه فکر کنید که چه بگویید. به محض اینکه طرف مقابل تمام شد برای صحبت کردن عجله نکنید. در عوض، یک ثانیه مکث کنید تا به آنچه گفته اند فکر کنید و به پاسخی برسید.  این همچنین به شخص دیگر فرصتی می دهد تا در صورت لزوم آنچه را که قبلاً گفته است روشن کند یا به آن اضافه کند.

• به این فکر کنید که آیا آنچه می خواهید بگویید مفید و مرتبط با گفتگو است یا خیر.
• در صورت نیاز، قبل از پاسخ دادن، از طرف مقابل توضیح بخواهید. یکی از راه‌های انجام این کار این است که صحبت‌های طرف مقابل را با کلمات خودتان بازنویسی کنید.
• به عنوان مثال، «بنابراین، شما می‌گویید که از ارائه‌ای که ما جمع‌آوری کرده‌ایم راضی نیستید و می‌خواهید برخی از تصاویر را دوباره انجام دهید. درست است؟”

5 اگر کاملاً مجبور هستید، مؤدبانه صحبت را قطع کنید. در حالی که اگر می توانید از آن اجتناب کنید، بهتر است به هیچ وجه قطع نکنید، اما مواقعی وجود دارد که لازم است. اگر مجبورید صحبت را قطع کنید – مثلاً اگر چیزی را اشتباه شنیدید یا اشتباه فهمیدید، یا اگر مجبور شدید مکالمه را به دلایلی کوتاه کنید – با یک عذرخواهی یا یک جمله مودبانه “ببخشید” صحبت را قطع کنید.

• به عنوان مثال، اگر فکر می‌کنید که سخنران را اشتباه شنیده‌اید، چیزی شبیه این بگویید: «ببخشید، لطفاً قسمت آخر را تکرار کنید؟ من متوجه حرف شما نشدم.»
• اگر مجبورید صحبت را قطع کنید زیرا برای تعهد دیگری دیر می‌شوید، سعی کنید بگویید: «بسیار متاسفم که قطع می‌کنم، اما باید به یک جلسه بدوم. آیا می‌توانیم دفعه بعد دوباره آن را انتخاب کنیم؟