چگونه کارها را بدون استرس انجام دهیم؟

انجام کارها بدون استرس زیاد امکان پذیر است. البته موانعی وجود دارد که باید بر آنها غلبه کرد. ما اغلب آنقدر در ذهن خود داریم که نمی توان فهمید از کجا شروع کنیم. چالش تغییر بین انواع مختلف فعالیتها نیز وجود دارد. برای انجام برخی کارها باید رانندگی کنیم و برای انجام کارهای دیگر روی کامپیوتر کار کنیم. اغلب، فهرست کارهای انجام شده می تواند بسیار طولانی و سخت باشد. برای مقابله با چنین چالش هایی، باید ذهن را خالی کرده و چیزهای بی اهمیت را رها کنید.

روش 1

سازماندهی نیازهای شما

1 ابزارهایی را انتخاب کنید که می خواهید به سازماندهی شما کمک کنند. هزاران ابزار، ابزارک و برنامه وجود دارد که به شما کمک می کند در انجام وظایف خود کار کنید. شما فقط باید تعدادی از آنها را انتخاب کنید، در غیر این صورت ممکن است غرق شوید. سعی کنید بفهمید کدام ابزارها بیشتر به شما کمک می کنند.

• اگر همیشه گوشی یا تبلت در دست دارید، ممکن است بخواهید دیجیتالی شوید. ابزارهای دیجیتالی شامل یادآوری تلفن، برنامه های تلفن یا رایانه لوحی، تقویم در رایانه و برنامه های زمان بندی است.
• برخی از افراد با یک برنامه ریز فیزیکی بهترین کار را می کنند. می توانید هر روز در وظایف خود بنویسید. برخی از برنامه ریزان وجود دارند که به اندازه کافی کوچک هستند و می توانند در کیف یا کیف کوچک قرار گیرند.
• سعی کنید برنامه ریزان زیادی نداشته باشید. شما نمی خواهید جایی را که چیزی نوشته اید فراموش کنید.
• سعی کنید حداقل یک یا دو هفته از این ابزار استفاده کنید. اگر آن را دوست ندارید، می توانید سعی کنید یک بهتر پیدا کنید. اگر آن را دوست دارید، متعهد شوید که فقط از آن ابزار استفاده کنید.

2 یک دانلود مغزی پنج دقیقه ای انجام دهید. تمام کارهایی که باید انجام دهید را بنویسید. این به کاهش مقداری اضطراب کمک می کند. به جای اینکه مجبور باشیم کارهایی را که باید انجام دهیم در پس ذهنمان تکرار کنیم، روی کاغذ به آنها نگاه کنیم. می توانید به جای اینکه نگرانی خود را در مورد کارهایی که باید انجام دهید کم کنید، به فرآیند تهیه لیست کارهایی که باید انجام دهید اعتماد کنید.

• دور چیزهایی که به نظر مهم هستند خط بکشید و برای آنها برنامه ریزی کنید.
• چیزهایی را که کمتر مهم به نظر می رسند جدا کنید. فعلا نگران این چیزها نباش
• سعی کنید یک ماتریس آیزنهاور بسازید. دو کادر در بالا و دو کادر در پایین بکشید. یک ستون را “فوری” و یکی “کمتر فوری” را برچسب بزنید. سپس در کنار، یک ردیف را “مهم” و ردیف دیگر را “کمتر مهم” علامت بزنید. وظایف خود را در کادر مربوطه سازماندهی کنید. آیا مهم است اما کمتر فوری است؟ یا فوری و مهم است؟

3 افکار روزانه خود را جذب کنید. از یک نوت بوک یا تلفن خود برای ثبت افکار روزانه خود در مورد کارهایی که باید انجام دهید استفاده کنید.با استفاده از افکاری که یادداشت کرده اید، فهرستی از کارها تهیه کنید.

• برای ضبط افکار می توانید از یک ضبط کننده صدا در تلفن خود استفاده کنید. به عنوان مثال، هنگام انتظار بین جلسات یا در ایستگاه مترو، افکار خود را ضبط کنید. کار کردن بر روی لیست کارهایتان در این زمان‌ها می‌تواند آرامش‌بخش باشد.

4 روی یک برنامه ریز روز خوب سرمایه گذاری کنید. شما باید یک برنامه ریز روز بخرید که نیازهای شما را برآورده کند. این می تواند یک برنامه کاربردی در رایانه شما یا یک برنامه ریز روز قلم و کاغذ باشد.

• چیز خاصی در مورد برنامه ریز مدرسه قدیمی، قلم و کاغذ وجود دارد. استایل های جدید این فصل را بررسی کنید.
• برنامه‌های برنامه‌ریزی مانند iCal، ادغام جلسات شما در دستگاه‌ها را آسان می‌کنند.

روش 2

برنامه ریزی و اولویت بندی

3 برای مهم ترین کارها بلوک های زمانی را برنامه ریزی کنید. اگر کار سختی دارید، مطمئن شوید که هر هفته به خودتان زمان می دهید تا روی آن کار کنید. به محدود کردن این بلوک‌های زمانی کمک می‌کند تا احساس فوریت وجود داشته باشد.

• اگر کار مهمی دارید، سعی کنید یک روز به خودتان فرصت دهید تا آن را انجام دهید. تصور کنید روز بعد به تعطیلات می روید و هر کاری که می توانید برای انجام آن انجام دهید. نگران کامل بودن نباش. کاری را که خودتان نمی توانید انجام دهید به او محول کنید.

4 کارهای کوچک را یکباره انجام دهید. اگر چیزی در لیست خود دارید که کمتر از دو دقیقه طول می کشد، آن را انجام دهید.

• از تمرکز بیش از حد روی انجام کارهای کوچک خودداری کنید. اگر فقط روی پاک کردن صندوق ورودی ایمیل خود تمرکز کرده اید، ممکن است فراموش کنید که کارهای بزرگ را انجام دهید. اگرچه حذف چیزهای کوچک مفید است، اما فراموش نکنید که برای کارهای بزرگ خود وقت بگذارید.

5 زود بیدار شوید و کارها را انجام دهید! اگر برای انجام کارها به زمان بیشتری نیاز دارید، سعی کنید هر روز کمی زودتر از خواب بیدار شوید. به صداهای صبح زود پرندگان گوش دهید و در روز کاری خود راحت باشید.

2 روی لیست کارهای امروز خود تمرکز کنید. اگر فهرستی اصلی از تمام کارهایی که باید انجام دهید دارید، فقط کارهایی را که امروز باید انجام دهید بیرون بیاورید. مفید است که روی 1-3 کار مهم خود تمرکز کنید. سعی کنید در اوایل روز روی مهمترین چیزها تمرکز کنید. اگر مهم ترین کارها را به اواخر روز بسپارید، ممکن است وقت نداشته باشید. اگر کارهای بزرگ را زودتر انجام دهید، احساس بهتری خواهید داشت.

فهرست کارهای خود را بر اساس فعالیت سازماندهی کنید. اگر نیاز به انجام برخی کارها در ماشین دارید، همه آن کارها را در یک دسته فهرست کنید. اگر در رایانه خود کارهای زیادی برای انجام دادن دارید، می توانید دسته ای به نام رایانه کار کنید. به این ترتیب می توانید با انجام کارهای مشابه به یکباره در زمان صرفه جویی کنید.

• اگر یکسری کار دارید که منتظر شخص دیگری است، می توانید دسته ای به نام انتظار داشته باشید. هنگامی که چیزهای موجود در این لیست دوباره فعال شدند، می توانید آنها را به لیست کارهای معمولی خود برگردانید.

4 کارهای فهرست خود را انجام دهید. آرام باشید، نفس عمیق بکشید و کارهایی را که در لیستتان است انجام دهید. با پایین آمدن لیست خود، فعالیت ها را اولویت بندی کنید. سعی کنید رتبه هایی را که ایجاد کرده اید دنبال کنید و کارها را بر اساس نوع فعالیت انجام دهید.

• به عنوان مثال، با تمام کارهایی که شامل رانندگی است شروع کنید. دایره ای از موارد موجود در لیست خود بنویسید و آنها را کامل کنید.

5 کار را به دیگران در محل کار خود محول کنید. با واگذاری کار، زمان بیشتری برای تمرکز روی مهمترین وظایف خود خواهید داشت. باید روی انجام کاری تمرکز کنید که فقط خودتان می توانید انجام دهید. کارهایی را که می‌دانید دیگران می‌توانند سریع‌تر انجام دهند محول کنید.

• به عنوان مثال، اگر اهل کامپیوتر نیستید، ممکن است بخواهید کار رسانه های اجتماعی را به شما واگذار کنید.
• مسئولیت را در کنار خود وظیفه محول کنید. به کارمند خود مسئولیتی را که برای انجام مؤثر کار نیاز دارد، بسپارید.
• برای کار خوب انجام شده تحسین کنید. اگر آنها کار را به خوبی انجام می دهند، باید تحسین عمومی کنید.
• به جای فردی که بیشترین زمان را دارد، فرد مناسب را برای کار انتخاب کنید. به یاد داشته باشید که کار را به کسانی که بهترین هستند محول کنید. این به معنای استخدام افراد مناسب برای این شغل است.

6 از انجام چند کار خودداری کنید. تلاش برای سریع کار کردن در حالی که انجام چند وظیفه ای در واقع منجر به بهره وری ضعیف تر می شود.  شما فقط با همه جابه‌جایی بین کارها حواس‌تان پرت می‌شود.

7 یک لیست انجام نمی شود. این فهرست باید شامل همه چیزهایی باشد که می دانید مهم نیستند یا حواس پرتی را پرت می کنند. با گنجاندن این موارد در لیست، به یاد خواهید داشت که حواس شما را پرت نکند.

روش 4

رها کردن چیزهای بی اهمیت

1 در مورد زمان خود واقع بین باشید. سعی نکنید یک روز کاری دوازده ساعته را در هشت ساعت قرار دهید. در عوض، مهم ترین کارهایی را که باید در روز انجام دهید رتبه بندی کنید و بقیه را رها کنید.

2 لیست کارهای خود را محدود کنید. اگر فهرست شما فراتر از سه وظیفه مهم روزتان است، سعی کنید آن را کاهش دهید.

3 دریابید که چه چیزی در لیست شما اهمیت کمتری دارد. مطمئن شوید که در لیست کارهایتان چه مواردی از اهمیت کمتری برخوردار است را یادداشت کرده اید و کمتر روی آن تمرکز کنید. اگر تعدادی از آیتم‌ها رتبه‌بندی پایینی دارند، این وظایف را برای زمانی که کمتر مشغول است ذخیره کنید.

4 یک منطقه کاری بسته ایجاد کنید. تلفن خود را خاموش کنید، برای مدتی از ایمیل خارج شوید و روی کاری که پیش روی شماست تمرکز کنید. با اجتناب از وقفه ها، می توانید تمرکز کنید و کارها را انجام دهید.