چگونه همیشه مهلت ها را رعایت کنیم؟

اعم از تکلیف مدرسه ، یک پروژه هنری ، ثبت نام برای رای دادن ، یا ابتکاری در محل کار ، بسیاری از کارهایی که در زندگی انجام می دهید یک مهلت دارند. برای برخی از افراد ممکن است تکمیل یک پروژه در مدت زمان تعیین شده سخت باشد. مواردی مانند به تعویق انداختن کارها یا حواس پرتی ها می تواند مانع کارایی شما شود و باعث می شود زمان بیشتری برای تکمیل کارها صرف کنید. خوشبختانه ، با به کارگیری تاکتیک های مناسب و مدیریت درست زمان ، می توانید بر کاستی های خود غلبه کرده و به طور مرتب مهلت ها را رعایت کنید.

روش 1

حفظ مدیریت زمان خوب

1 یک جدول زمانی تکمیل پروژه خود را تعیین کنید. هنگام تعیین زمان تکمیل، خوب است که در مورد مدت زمانی که ممکن است طول بکشد تا پروژه را تکمیل کنید، واقع بین باشید. در نظر بگیرید که چه چیزی از شما انتظار می رود ارائه دهید، چقدر زمان می توانید به آن اختصاص دهید، پروژه چقدر بزرگ است. راه دیگر برای به دست آوردن یک تخمین خوب، مقایسه آن با پروژه هایی است که در گذشته انجام داده اید. اگر فکر نمی‌کنید که می‌توانید به موقع آن را به پایان برسانید، با فردی که در ابتدا ضرب‌الاجل را تعیین کرده صحبت کنید و ببینید آیا می‌توانید آن را به عقب برگردانید.

• تخمینی از زمان لازم برای هر کار کوچکتر را تعیین کنید. پس از اتمام کار، یک بالشتک زمان در انتهای آن اضافه کنید تا زمان واقعی برای کل پروژه بدست آورید. 
• قبل از موافقت با یک مهلت، اطمینان حاصل کنید که توضیحات کاملی در مورد مشخصات یک پروژه دریافت کرده اید.
• سازش نکنید و با ضرب الاجلی که می دانید دست نیافتنی است موافقت نکنید. این باعث نارضایتی هر کسی می شود که ضرب الاجل تعیین کرده و به اعتبار شما لطمه می زند.

2 پروژه خود را به وظایف کوچکتر تقسیم کنید. به جای اینکه در فکر تکمیل یک پروژه بزرگ غرق شوید، آن را به کارهای کوچکتر و به راحتی قابل دستیابی تقسیم کنید. وظایف موجود در لیست خود را هنگام تکمیل آنها خط بزنید.

• اگر مجبور به نوشتن مقاله هستید، انجام تحقیق می تواند اولین کار شما باشد. کارهای اضافی می تواند شامل نوشتن 500 کلمه اول، تکمیل مقدمه یا نوشتن مقدار معینی از صفحات باشد.
• اگر مهلت شما برای کار است، مطمئن شوید که زمان را به طور موثر اختصاص داده اید. اگر یکی از کارهای کوچکتر شما بسیار بیشتر از حد معمول طول می کشد، ممکن است ایده خوبی باشد که به بخش دیگری از پروژه بروید.

3 هر بار یک پروژه را تمام کنید. اگرچه بسیاری از ما در زندگی روزمره خود مجبور به انجام چند کار هستیم، مهم است که زمان کافی را به هر پروژه فردی که روی آن کار می کنید اختصاص دهید. اختصاص توجه خود به یک پروژه واحد باعث کارآمدتر شدن شما می شود.

• اگر مجبور به کار بر روی یک جدول زمانی موازی برای دو یا چند پروژه هستید، قبل از تعویض دنده و کار بر روی پروژه دیگری، تعدادی از وظایف را برای یک پروژه تکمیل کنید.

4 وظایف و پروژه های خود را اولویت بندی کنید. هنگامی که مجبور هستید چندین پروژه یا کار را به چالش بکشید، مهم است که بتوانید تعیین کنید کدام کارها برای موفقیت کلی پروژه حیاتی تر هستند یا قبل از اینکه به جلو حرکت کنید کدام مراحل باید تکمیل شوند.

• ممکن است ایده خوبی باشد که ابتدا از سخت ترین کارها یا پروژه ها شروع کنید، زمانی که ذهن شما تازه ترین است.

5 فرض کنید بیشتر از آنچه انتظار دارید طول بکشد. مهم است که شرایط ناخواسته‌ای را که ممکن است پروژه شما را به تأخیر بیندازند، در نظر بگیرید. برای برخی موارد، این ممکن است به معنای نداشتن مواد لازم به موقع، بیمار شدن فردی یا یک اورژانس شخصی باشد.

• اگر شرایط اضطراری پیش می‌آید و نمی‌توانید ضرب‌الاجل را تعیین کنید، در اسرع وقت به فردی که ضرب‌الاجل را صادر کرده اطلاع دهید.

6 استراحت های منظم را در طول روز برنامه ریزی کنید. کار مداوم بدون استراحت، کارایی شما را کاهش می دهد. به جای اینکه خودتان را خسته کنید، 10 تا 15 دقیقه در روز استراحت کنید تا تمرکزتان را از دست ندهید.

• در نظر بگیرید که معمولاً چه مدت طول می کشد تا تمرکز خود را از دست بدهید و بر اساس آن مدت زمانی را که همزمان کار می کنید تنظیم کنید.
• استراحت های برنامه ریزی شده کوچک در طول روز همچنین به شما امکان می دهد مشکلات پیچیده ای را که ممکن است شما را سرگردان کرده ارزیابی کنید.

7 اگر دلیلی برای این کار وجود ندارد، ضرب الاجل ها را حذف کنید. اگر یک ضرب الاجل خودسرانه یا مصنوعی است، باید همه آن را با هم حذف کنید. برخی از پروژه ها و کارها نیازمند زمان، صبر و دقت بالایی هستند و زمان تکمیل هیچ وزنی بر کل پروژه یا سازمان ندارد.

• پروژه هایی که نیاز به دقت و آزمایش بالایی دارند مانند فناوری اطلاعات یا برنامه نویسی، باید کمتر به ضرب الاجل ها و بیشتر به ایجاد یک محصول با کیفیت متکی باشند.
• در حالی که تعیین مهلت های جعلی ممکن است برای برخی کارساز باشد، مطالعات نشان داده اند که معمولاً بهره وری را افزایش نمی دهند. آنچه بیشتر اهمیت دارد، اخلاق کاری ما است، و سایر جنبه های رفتاری که می توانیم به دنبال بهبود آنها باشیم، مانند سازماندهی بیشتر.

روش 2

منظم ماندن

1 برای هر روز یک تقویم داشته باشید و به آن پایبند باشید. ایجاد یک تقویم از وظایف برای انجام روزانه به ما امکان می دهد کارهایی را که باید انجام دهیم به صورت بصری تفسیر کنیم. ^[15] مطمئن شوید که مدت زمان انجام هر کار را مسدود کرده و مواردی مانند استراحت های برنامه ریزی شده منظم را در آن لحاظ کنید.

• تقسیم پروژه خود به 4 قسمت کوچکتر به شما کمک می کند تا به اهداف و محدودیت های زمانی در طول پروژه برسید.
• می‌توانید از تقویم‌های آنلاین مانند تقویم Google استفاده کنید که به شما یادآوری‌های متنی و ایمیلی برای ضرب‌الاجل‌های مهم می‌دهد.

2 لیستی از کارهایی که باید انجام دهید را بنویسید. ندانستن آنچه باید تکمیل کنید می تواند زمان را تلف کند. اطمینان حاصل کنید که یک لیست واضح از وظایفی که باید انجام دهید تا مهلت های پروژه خود را رعایت کنید، حفظ کنید.

• می توانید این لیست را روی یک کاغذ فیزیکی یا یک سند آنلاین نگه دارید.
• وقتی کارهای فهرست خود را کامل کردید، مطمئن شوید که آنها را خط زده اید.

3 تمام اسناد و ایمیل ها را در پوشه های دسته بندی شده نگهداری کنید. ناتوانی در یافتن اسناد مهم زمان زیادی را هدر می دهد و می تواند استرس زا باشد. سازماندهی اسناد و دسته بندی آنها به شما امکان می دهد اطلاعات مهم را به سرعت پیدا کنید.

• همه ایمیل ها را در پوشه ای ذخیره کنید که بعداً بتوانید به آن دسترسی داشته باشید. اگر در طول پروژه مشکلی پیش آمد یا اختلافی وجود داشت، می توانید برای تأیید ادعاهای خود به ایمیل های قدیمی مراجعه کنید.

روش 3

ماندن در وظیفه و تعلل نکردن

1 پروژه خود را در اسرع وقت شروع کنید. یک پروژه را به تعویق نیندازید زیرا مهلت آن نزدیک نیست. هرچه زودتر پروژه ای را شروع کنید، زودتر آن را تکمیل خواهید کرد. اگر بیش از حد منتظر بمانید، با نزدیک شدن به مهلت، در نهایت به دنبال زمان خواهید بود.

• تجزیه و تحلیل فلج زمانی است که شخصی قبل از شروع یک مشکل را برای مدت طولانی تجزیه و تحلیل می کند، که می تواند منجر به تاخیر در پروژه شود یا پروژه هرگز تکمیل نشود.

2 خودتان را مسئول نگه دارید. بهانه آوردن آسان است، اما به ما کمک نمی کند از اشتباهات خود درس بگیریم. به‌جای بهانه‌تراشی، به شرایط عینی نگاه کنید و فکر کنید کجا می‌توانید پیشرفت کنید. همیشه برای انجام زودهنگام کارها ابتکار عمل داشته باشید و اگر قادر به تکمیل پروژه نیستید، دیگران را سرزنش نکنید.

• گفتن یک مهلت به یک دوست یا یکی از اعضای خانواده می تواند انگیزه شما را برای تکمیل به موقع آن کند.

3 در زمان اجتماعی برای پس از تکمیل آن صرفه جویی کنید. اگر از آن دسته افرادی هستید که به راحتی حواس شما پرت می شود، می توانید از صرفه جویی در وقت اجتماعی برای بعد از اتمام ضرب الاجل خود بهره مند شوید. اگر به دلیل شب‌های دیروقت یا گذراندن وقت زیاد با دوستانتان ضرب‌الاجل‌های مهم را برای کارهای کوچک‌تر از دست می‌دهید، تا زمانی که ضرب‌الاجل‌هایتان به پایان نرسیده، از حضور در رویدادهای اجتماعی خودداری کنید.

• به دوستان خود بگویید که ضرب الاجل مهمی دارید و دوست دارید بیرون بروید، اما باید به تعهدات خود عمل کنید.

4 محیط خود را تغییر دهید. محیط شما بر روحیه شما تأثیر می گذارد. اگر فضای کاری که استفاده می‌کنید شما را خسته می‌کند یا الهام‌بخش نیست، آن را تغییر دهید.

• اگر بتوانید کار خود را با لپ تاپ انجام دهید، بازدید از یک کافه محلی ممکن است تصمیم درستی باشد.
• صرفاً تغییر اتاقی که در آن هستید نیز ممکن است به شما کمک کند بهره وری داشته باشید.

5 عوامل حواس پرتی اطراف خود را غیرفعال کنید. حواس پرتی می تواند بهره وری و کارایی شما را کاهش دهد. اگر مرتباً به دلیل اینکه حواس‌تان به وب‌سایت‌ها، رسانه‌های اجتماعی یا افرادی که حرف شما را قطع می‌کنند معطل می‌شوید، راهی برای محدود کردن آنها پیدا کنید. تبدیل گوشی به حالت بی‌صدا و فعال نکردن شبکه‌های اجتماعی دو راه برای ماندن در برنامه است تا بتوانید ضرب‌الاجل‌های خود را رعایت کنید.

• برنامه‌هایی در دسترس هستند که تمام اعلان‌های رسانه‌های اجتماعی را خاموش می‌کنند تا وسوسه هدر دادن وقت نشوید.